Enkle hjælpemidler til administrativt arbejde

Om systemet

InfoShares system til automatisk arkivering kan benyttes på forskellige måder:

Fuldautomatisk arkivering: Klik på en knap og systemet scanner dit dokument og finder – og evt. opretter – selv den relevante mappe som pdf udgaven af dokumentet skal lægges i. Mappen kan være på en tilsluttet PC eller det kan være en mappe på en server “i skyen”.

Semiautomatisk arkivering: Du kan også vælge, at klikke på konkrete mappenavne, som scanneren henter fra din mappestruktur “i skyen” – og når du har fundet den mappe du vil bruge, fx “Fakturaer”, kan du lægge dokumentet i den mappe eller bede automatikken om selv at vælge en undermappe.

Distribution: Hvis mapperne på din PC er en del af Dropbox eller lignende, kan du give din rådgiver, din kunde, din revisor eller andre adgang til bestemte mapper og så har du både et arkiveringssystem og et distributionssystem. Det samme gælder hvis du scanner direkte til skyen, hvor vi benytter NextCloud, hvor du selv kan styre, hvem der har adgang til hvilke mapper.

Publicering: Systemet indeholder også mulighed for, at du med et tryk på kun een knap kan publicere det scannede dokument på en WordPress hjemmeside: Vi scanner dokumentet, laver det om til en pdf fil og opretter et søgbart indlæg på din hjemmeside, så du fx kan publicere diverse mødereferater blot ved et tryk på en enkelt knap. Nemmere kan det da vist ikke blive!

Fotogallerier: Selvfølgelig kan du bruge scanneren helt almindeligt og scanne fotos ind på din PC. Eller du kan bruge vores system til at scanne dine papirbilleder til et netværksarkiv eller til et galleri på en WordPress side.

Begrænsninger: Vi udnytter et programmeringssystem, som Brother har forsynet deres nyere scannere og multifunktionsprintere med, så du sakl bruge en af disse. Det kan være en du har i forvejen, en du køber hos din sædvanlige it leverandør eller en, du køber fra os. Der ligger et aktuelt tilbud her.

Udfordring: Hvis vi med ovenstående muligheder ikke lige præcist har ramt, det du har brug for, så giv os en udfordring. Systemet er programmeret hos InfoShare og vi kan klare lidt af hvert.